لینک *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه:97
فهرست مطالب
مقدمه ................................................................................................................................................
شرح کلی..............................................................................................................................................
مفاهیم اولیه ..........................................................................................................................................
گروه ...............................................................................................................................................
سند .........................................................................................................................................................
ورود به نرم&zwnj افزار .....................................................................................................................................................................
ثبت سند و ورود اطلاعات ...............................................................................................................
ثبت سند جدید ............................................................................................................................
نمایش سندها ..................................................................................................................................
ثبت اجزاء سند .......................................................................................................................................
اسکن و فایل ..............................................................................................................................
اسکن ................................................................................................................................................
ایجاد فایل .......................................................................................................................................
دریافت فایل .............................................................................................................................
ضبط صدا .........................................................................................................................................
ضبط فیلم .............................................................................................................................................
قلم نوری ..........................................................................................................................................
فرم .................................................................................................................................................
فایلهای موقت ........................................................................................................................................
ثبت ارجاعات سند ..................................................................................................
پیگیری تصویری ...................................................................................
ایجاد ارتباط بین اسناد ........................................................................................................................
دستیابی سریع به اسناد جستجو ..........................................................................................................
نمایش سندها ................................................................................................................................
جستجوی سند .................................................................................................................................
کد سند از ... تا ... ...............................................................................................................................
تاریخ ثبت از ... تا ... ..........................................................................................................................
تاریخ سند از ... تا ... ..........................................................................................................................
تاریخ آخرین تغییر از ... تا ... ...................................................................................................................
شماره قبلی ...............................................................................................................................
نوع سند ................................................................................................................................
جستجوی پیشرفته...............................................................................................
زمان ارسال از ... تا ... .......................................................................................................................
زمان مشاهده از ... تا ... ....................................................................................................................
زمان اقدام از ... تا .... ..........................................................................................................................
مرتبط قبلی .......................................................................................................................................
مرتبط بعدی ...........................................................................................................................................
وضعیت ...................................................................................................................................
کاربر ...................................................................................................................................
ثبت کننده ..............................................................................................................................
آخرین تغییر دهنده ............................................................................................................
ارجاعات .........................................................................................................................................
فوریت ..........................................................................................................................................
جهت ...............................................................................................................................................
تاریخ ارجاع از ... تا ... .......................................................................................................
تاریخ پیش بینی اقدام از ... تا ... ..............................................................................
ارجاع دهنده .................................................................................................................................
گیرنده ارجاع .................................................................................................................................
گیرنده رونوشت ........................................................................................................................
گیرنده رونوشت مخفی ..................................................................................................................
طبقه بندی .................................................................................................................................
جستجو در گروه ..................................................................................................................................
جستجو در تمام گروهها ....................................................................................................................
نتیجه جستجو ...................................................................................................................................
کپی کردن اسناد به گروه ......................................................................................................................
انتقال اسناد به گروه .............................................................................................................................
ذخیره گزارش ..........................................................................................................................................
انتخاب اسناد (همه، هیچ) ..............................................................................................................
نتایج جستجو..................................................................................................................................
پارامترهای گزارش...................................................................................................................................
پیش نمایش گزارش ............................................................................................................................
سازنده گزارش ........................................................................................................................................
آخرین جستجو ...................................................................................................................................
حذف اسناد ..............................................................................................................................................
ارجاع اسناد به .....................................................................................................................................
نمایش اجزاء سند ..............................................................................................................................
مشاهده اجزاء اول اسناد انتخاب شده ......................................................................................................
ارسال اسناد انتخاب شده برای استفاده در نسخه دیگر ....................................................................
مشاهده اسناد از طریق کارتابل ...............................................................................................................
روش ایجاد کارتابل شخصی ...............................................................................................................
تفاوت کارتابل بایگانی و پیگیری .....................................................................................................
حذف خودکار سند از کارتابل جاری .....................................................................................................
ارتباطات ..............................................................................................................................................
پیغام .....................................................................................................................................................
مشاهده ....................................................................................................................................................
ارسال پیغام ..........................................................................................................................................
تعیین جانشین.....................................................................................................................................
مقدمه
نرم&zwnj افزار فایلرپرو پس از سالها تجربه براساس نیازهای کلی استفاده کنندگان با هدف سهولت در گردش مکاتبات اداری (اعم از نامه و فرم) و دستیابی به سوابق اسناد و مدارک اداری و فنی برای سازمانهای بزرگ طراحی و پیاده سازی شده است.
ایجاد بانکهای اطلاعاتی مطابق نیاز سازمان&zwnj ها به همراه گزارش&zwnj های متنوع مدیریتی و در عین حال مدیریت اطلاعات و اسناد، را می&zwnj توان از نکات قوت این سیستم به شمار آورد.
در این نسخه از نرم&zwnj افزار علاوه بر کلیه قابلیت&zwnj های نسخه&zwnj های قبل در ارتباط با عملیات بایگانی، اداری و فنی دبیرخانه و گردش مکاتبات، امکانات بسیاری برای طراحی بانکهای اطلاعاتی، طراحی فرم&zwnj های ورود اطلاعات، گردش فرم در سازمان، دسترسی از راه دور به اسناد و مدارک و امنیت اطلاعات به هنگام نقل و انتقال در نظر گرفته شده است.
در واقع انجام امور دبیرخانه، تنها زیر مجموعه&zwnj ای از امکانات فایلرپرو را در بر می&zwnj گیرد و این نرم&zwnj افزار در انجام گردش مکاتبات در کلیه بخش&zwnj های سازمان، از دبیرخانه مرکزی تا تک تک افراد، همچنین بایگانی&zwnj های خاص، و بانکهای اطلاعاتی به کار گرفته می&zwnj شود.
شرح کلی
نگاهی کلی به ساختار اداری سازمان&zwnj ها، شرکت&zwnj ها و وزارت&zwnj خانه&zwnj ها، گویای این است که الگو و شکل عمومی انجام کار در اکثریت قریب به اتفاق این مجموعه&zwnj ها (چه دولتی و چه خصوصی) به یک شکل است: کارها چه به شکل نامه&zwnj های وارده و چه به شکل مکتوبات داخلی به دست دبیرخانه&zwnj ها یا افراد سازمان می&zwnj رسد، و پس از آن بر حسب دستورها و پی&zwnj نوشت&zwnj ها و ارجاعات، هر نامه مسیری را در داخل سازمان و بین افراد مختلف طی می&zwnj کند، و در نهایت بایگانی شده و گاه منجر به صدور نامه دیگری نیز می&zwnj شود. در این میان، سازمان&zwnj ها با مسائل و مشکلات مختلفی چون گم شدن یا فراموش شدن نامه&zwnj ها، راحت نبودن بازیابی نامه&zwnj های قدیمی از بایگانی، عدم وجود نظارت بر سیر حرکت نامه در داخل سازمان توسط مدیریت و از همه مهمتر طولانی بودن کل زمان این چرخه از شروع ایجاد تا رسیدن نامه به پایان کار مربوطه روبرو هستند. آمار جالب و البته تکان دهنده&zwnj ای نیز در این باره وجود دارد که بیان آن به ویژه برای مدیران خالی از لطف نیست: به طور متوسط، از مجموع زمان چرخه یک مکاتبه، 90% آن صرف رسانیدن نامه از میزی به میز دیگر و محلی به محل دیگر می&zwnj گردد و تنها 10% باقی مانده صرف انجام کار بر روی نامه می&zwnj شود.
فایلرپرو نرم&zwnj افزاری است برای حل مجموعه مشکلات یاد شده در سازمانهای بزرگ و متوسط.
در بدو امر و شروع برپاسازی فایلرپرو در یک سازمان می&zwnj بایستی بستر مناسب برای نگهداری اطلاعات، تمامی ساختار سازمانی، پست&zwnj ها، مسئولیت&zwnj های کارمندان و اختیارات هر یک تعریف &zwnj شوند. به عبارت دیگر فایلرپرو خود را با سازمان شما تطبیق می&zwnj دهد. برای مثال می&zwnj توان دبیرخانه&zwnj های معاونت&zwnj های مختلف را در سیستم تعریف کرده و مشخص نمود که چه کسانی امکان پی نوشت دهی یا دستور دهی دارند و چه کسانی می&zwnj توانند پیش نویس نامه را تهیه و برای دیگران ارسال کنند. از سوی دیگر فایلرپرو این امکان را فراهم می&zwnj کند که در هر زمان بتوان مشاهده کرد که نامه یا سند از چه مسیری حرکت کرده و محل فعلی آن کجا و نزد چه کسی است؟ و در هر مرحله چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.
لینک منبع و پست :http://campiran.ir/project-101520-%d8%b1%d8%a7%d9%87%d9%86%d9%85%d8%a7%d9%8a-%d9%83%d8%a7%d8%b1%d8%a8%d8%b1%d8%a7%d9%86-%d8%b3%d9%8a%d8%b3%d8%aa%d9%85-%e2%80%9c%d9%81%d8%a7%d9%8a%d9%84%d8%b1%d9%be%d8%b1%d9%88%e2%80%9c/
- ۹۵/۰۶/۱۲